Khi bạn thôi nắm giữ một chức vụ, nhiều khả năng người quản lý hoặc hướng dẫn trực tiếp sẽ yêu cầu bạn hỗ trợ bàn giao công việc cho người kế nhiệm. Tính gọn gàng và chủ động sẽ đảm bảo quá trình chuyển giao diễn ra suôn sẻ, đồng thời bạn sẽ rời đi một cách hoàn hảo và chuyên nghiệp.
Phần 1 của 3:
Tổ chức quá trình bàn giao
Trong phần lớn trường hợp, ít nhất bạn sẽ phải chuẩn bị một văn bản bàn giao chính thức.
Trao đổi với người quản lý và xác định mức độ đóng góp của bạn cũng như trọng tâm của quá trình bàn giao.
Chi tiết các hoạt động, nhiệm vụ và ưu tiên hàng ngày.
Mô tả những điểm chính yếu liên quan tới vị trí công việc.
Mô tả rõ ràng những kỳ vọng đối với người kế nhiệm.
Một danh sách những tài liệu quan trọng cần bàn giao. Những tài liệu này có thể bao gồm một bản hợp đồng cụ thể hoặc chương trình công tác.
Mặc dù điều này không phải lúc nào cũng có thể thực hiện được, nhưng nếu bạn đang sắp hoàn thiện việc nào đó, hãy cố thêm một chút để xử lý chúng dứt điểm.
Khi đối mặt với những công việc sắp hoàn thiện, người mới có thể gặp khó khăn để xử lý chúng, bởi họ chưa quen với tất cả các yếu tố phức tạp trong công việc.
Các vấn đề mới phát sinh nhiều khả năng sẽ không ảnh hưởng tới những ngày cuối cùng của bạn, nhưng bạn có thể trao đổi với người kế nhiệm nếu bạn biết về chúng.
Đây cũng là cơ hội để mọi người biết được về việc bạn từ chức cũng như thời điểm bạn rời đi. Hãy cho đồng nghiệp biết về quá trình bàn giao để họ lưu tâm đến giai đoạn này.
Hiệu suất làm việc của bạn thường sẽ chậm lại trong quá trình bàn giao, vì vậy sẽ tốt hơn nếu bạn báo trước với đồng nghiệp.
Danh sách và thời gian biểu của các hoạt động.
Mô tả ngắn gọn những vấn đề còn tồn đọng.
Lịch trình những sự kiện và hạn chót sắp tới.
Mật khẩu và thông tin đăng nhập.
Danh sách đầu mối liên lạc hữu ích.
Hướng dẫn tìm kiếm tài liệu và thư mục trên máy tính.
Phần 2 của 3:
Quản lý giai đoạn bàn giao
Sẽ có những thứ bạn quên không đề cập, và việc người mới quan sát bạn là cách tốt để họ tiếp cận với sự đa dạng của những hoạt động hàng ngày.
Cơ hội để giải thích những thông tin chính yếu và để người kế nhiệm trực tiếp đặt câu hỏi cho bạn là yếu tố quan trọng cho quá trình bàn giao thành công.
Đây cũng là cơ hội để bạn giải thích về sắc thái và ngữ cảnh của những cuộc thảo luận mà có thể đã bị bỏ qua.
Đảm bảo bạn đã làm rõ rằng mình muốn giúp đỡ và khuyến khích đặt câu hỏi.
Bằng cách này, trách nhiệm bàn giao sẽ được chia sẻ giữa bạn và người kế nhiệm.
Những điều mà người kế nhiệm còn chưa chắc chắn có thể được làm rõ trong buổi họp.
Tùy thuộc nơi làm việc, việc mời người quản lý hoặc hướng dẫn trực tiếp tham dự buổi họp bàn giao có thể là một ý hay.
Bạn nên thông báo cho người quản lý về thời gian và địa điểm cuộc họp, đồng thời hỏi liệu họ có muốn bổ sung thêm điểm nào vào nội dung cuộc họp hay không.
Phần 3 của 3:
Suy nghĩ về sự phát triển dài hạn
Hãy chỉ ra những cơ hội đào tạo phù hợp mà bạn biết tới.
Có lẽ trước đây khi mới bắt đầu công việc, bạn cũng đã được đào tạo để thích nghi và phát triển.
Đảm bảo rằng bạn đề cập điều đó với người kế nhiệm, và khuyến khích họ tìm hiểu về những khả năng này.
Cố gắng đưa họ đi quanh nơi làm việc và giới thiệu họ với từng người.
Đảm bảo bạn đã trao đổi rõ ràng về vị trí của người mới cũng như những nhân viên hiện tại.
Nếu bản mô tả công việc của người mới có đôi chút khác biệt so với công việc của bạn, hoặc những trách nhiệm và ưu tiên của họ có trọng tâm khác, hãy đảm bảo những nhân viên hiện tại cũng biết được điều này.
Thông thường, một email đơn giản sẽ giải quyết được vấn đề.
Việc sẵn sàng giúp đỡ ngay cả khi bạn đã nghỉ sẽ tạo ấn tượng tích cực và giúp bạn có tiếng tốt.
Bài viết gốc: https://www.wikihow.vn/B%C3%A0n-giao-c%C3%B4ng-vi%E1%BB%87c-n%C6%A1i-c%C3%B4ng-s%E1%BB%9F