Hướng dẫn chi tiết Cách để Đọc Email

Ngày nay, email đã trở thành một phương pháp giao tiếp chủ yếu trong đời sống hằng ngày. Email được dùng để giải quyết các vấn đề trong công việc và cả vấn đề cá nhân. Hầu hết mọi người ai cũng có ít nhất một địa chỉ email và email phổ biến đến mức đôi khi có những ngày hộp thư của bạn nhận được hàng tá các email mới. Tuy nhiên, nhờ sự phát triển của điện thoại thông minh và máy tính xách tay, bạn có thể đọc email dễ dàng ở mọi nơi dù là khi ở nhà hay đi du lịch.

Phần 1 của 4:

Sử dụng Trình duyệt Web

Đăng nhập vào trang web của nhà cung cấp email. Ngay cả khi bạn đăng ký email từ các dịch vụ email miễn phí, hoặc bạn được nhà cung cấp dịch vụ internet tặng kèm một tài khoản email khi bạn đăng ký sử dụng dịch vụ, bạn đều có thể kiểm tra hộp thư của mình thông qua trình duyệt web của bạn. Mở trang web mà bạn sử dụng để đăng nhập vào tài khoản email của bạn. Ví dụ như nếu bạn có tài khoản Gmail, hãy vào trang mail.google.com, hoặc nếu bạn có tài khoản email do FPT cung cấp, bạn có thể vào trang mail.fpt.com.vn và nhấp vào mục Secure Mail.

Tiếp đến bạn cần phải đăng nhập vào tài khoản email mà bạn đã đăng ký. Nếu bạn chưa có tài khoản thì bạn có thể tạo một tài khoản từ các nhà cung cấp dịch vụ email miễn phí.

Tìm email mà bạn muốn mở. Khi bạn đăng nhập vào tài khoản email của bạn, trang inbox (hộp thư) sẽ xuất hiện. Tất cả các email mới của bạn sẽ được hiển thị ở đây. Nhấp đúp vào một lá thư trong hộp thư để mở nó.

Trả lời thư. Bấm vào nút “Reply” (Trả lời) để trả lời email mà bạn mới nhận. Chức năng trả lời thư khác nhau tuỳ vào dịch vụ email mà bạn sử dụng. Một số nhà cung cấp dịch vụ email như Gmail cho phép bạn trả lời thư trực tiếp trong cùng một màn hình hiển thị của lá thư gốc, trong khi một số nhà cung cấp dịch vụ khác yêu cầu bạn phải bấm nút “Reply” hoặc bấm vào đường liên kết để tạo thư mới.

Thỉnh thoảng nhớ kiểm tra thư mục “Spam” (Thư rác). Thư rác thông thường là các loại thư quảng cáo hay các loại thư có ý lừa gạt người đọc. Hầu hết các dịch vụ email đều có chức năng lọc thư tự động để phát hiện và loại bỏ thư rác để chúng không vào được hộp thư chính. Thư rác sẽ được đưa vào mục Spam và sẽ tồn tại trong vòng 30 ngày trước khi được xoá bỏ hoàn toàn. Thỉnh thoảng hãy nhớ kiểm tra hộp thư rác vì đôi khi có những email được gửi từ những người bạn biết nhưng hệ thống lại xác định nhầm là thư rác và đưa chúng vào mục Spam.

Xoá hoặc phân loại các thư đã đọc. Nếu bạn không dành thời gian quản lý hộp thư thì hộp thư của bạn sẽ đầy ngập email rất nhanh. Sau khi đọc và trả lời thư xong, hãy xoá thư hoặc sắp xếp vào thư mục cụ thể vì như vậy sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi thư.

Xem các bài viết cùng chuyên mục của chúng tôi để biết thêm chi tiết về cách sắp xếp hộp thư trong Gmail.

Không nên nhấp vào các liên kết mà bạn không rõ xuất xứ. Email là một trong những cách phổ biến để người khác lừa đảo và “phish” bạn (phish là một thủ đoạn lừa gạt để đánh cắp thông tin). Những email kèm theo các lời đề nghị hấp dẫn quá sức tưởng tượng thì thường là các email lừa đảo. Đừng bao giờ nhấp vào các liên kết này trừ khi người gửi là người bạn tin tưởng. Nhưng ngay cả khi email được gửi từ người bạn biết thì cũng phải hết sức đề phòng, vì đôi khi các email này là do virút gây hại cho máy tính từ phía người gửi được gửi đi tự động mà họ không hề hay biết.

Phần 2 của 4:

Sử dụng Chương trình Duyệt mail (Outlook, Thunderbird)

Kết nối chương trình với tài khoản email của bạn. Hầu hết các chương trình duyệt mail được cài đặt trong máy tính cho phép bạn liên kết với tài khoản email của mình để có thể tải thư và sắp xếp thư một cách dễ dàng hơn. Outlook và một số chương trình duyệt mail khác thường được sử dụng nhiều hơn là cách duyệt mail thông thường qua trang web vì các chương trình này cho phép bạn đọc thư mà không cần kết nối mạng internet.

Xem thêm hướng dẫn kết nối Outlook với tài khoản email.

Xem thêm hướng dẫn kết nối Mozilla Thunderbird với tài khoản email.

Tải email từ máy chủ. Khi khởi động, Outlook sẽ tự động tải tất cả các email của bạn và thỉnh thoảng chương trình sẽ tự kiểm tra thư mới cho bạn nếu bạn không đóng chương trình. Bạn cũng có thể tự mình kiểm tra bằng cách bấm vào nút “Send/Receive” (Gửi/Nhận).

Đọc email. Màn hình xem trước thư sẽ hiện lên khi bạn nhấp chuột vào email. Nhấp đúp để mở email. Email lúc này sẽ được hiển thị trong một cửa sổ mới. Khi bạn chọn trả lời thư thì các thư trước của cùng một người gửi sẽ được liệt kê ở bên dưới nội dung thư.

Trả lời thư. Nhấn vào nút “Reply” (Trả lời) để soạn nội dung trả lời email mà bạn đang đọc. Nhấn nút “Send” (Gửi) khi bạn hoàn tất và sẵn sàng gửi đi. Khi bạn nhấn nút gửi, email sẽ được gửi ngay lập tức.

Phân loại thư. Outlook cho phép bạn tạo các thư mục để phân loại thư. Bạn có thể tạo các thư mục chính cũng như thư mục con để lưu trữ thư vì như vậy hộp thư sẽ gọn gàng và dễ kiểm soát hơn.

Không nên nhấp vào các liên kết mà bạn không rõ xuất xứ. Email là một trong những cách phổ biến để người khác lừa đảo và “phish” bạn (phish là một thủ đoạn lừa gạt để đánh cắp thông tin). Những email kèm theo các lời đề nghị hấp dẫn quá sức tưởng tượng thì thường là các email lừa đảo. Đừng bao giờ nhấp vào các liên kết này trừ khi người gửi là người bạn tin tưởng. Nhưng ngay cả khi email được gửi từ người bạn biết thì cũng phải hết sức đề phòng, vì đôi khi các email này là do virút gây hại cho máy tính từ phía người gửi được gửi đi tự động mà họ không hề hay biết.

Phần 3 của 4:

Sử dụng Điện thoại di động hay Máy tính bảng

Kết nối tài khoản email với điện thoại. Đa số các loại điện thoại thông minh cho phép bạn đăng nhập vào hộp thư của mình và nhận thư thông qua các ứng dụng được tích hợp sẵn trong máy. Khi bạn có thư mới, ứng dụng sẽ thông báo cho bạn biết.

Xem thêm hướng dẫn kết nối tài khoản email với thiết bị iOS.

Xem thêm hướng dẫn kết nối tài khoản email với thiết bị Android.

Tải ứng dụng email riêng của nhà cung cấp dịch vụ. Nhiều nhà cung cấp dịch vụ email, chẳng hạn như Gmail, có ứng dụng email riêng. Bạn có thể sử dụng ứng dụng này thay vì sử dụng chương trình duyệt mail thông thường được tích hợp sẵn trên thiết bị của bạn. Ứng dụng Gmail thường được cài đặt sẵn vào các thiết bị Android, nhưng bạn cũng có thể tải phiên bản dành cho hệ điều hành iOS thông qua App Store hoặc Google Play Store.

Mở hộp thư. Bạn có thể truy cập vào hộp thư thông qua ứng dụng Mail được tích hợp sẵn trong thiết bị hoặc bạn có thể trực tiếp mở thư mới bằng cách nhấn chọn vào thông báo có thư mới trên thiết bị.

Trả lời thư. Nhấn vào nút “Reply” (Trả lời) để trả lời thư. Nhiều thiết bị thường ghi kèm một câu thông báo vào cuối thư để người nhận biết rằng bạn gửi thư từ thiết bị di động (bạn có thể huỷ chức năng này nếu muốn).

Phần 4 của 4:

Đọc Tiêu đề Nội dung của Email

Hiểu cách thành lập các tiêu đề. Các tiêu đề thu thập lại dữ liệu mỗi khi thư được nhận và gửi. Có nghĩa là nếu email được gửi đi gửi lại nhiều lần thì các tiêu đề nãy sẽ khá dài vì cứ mỗi lần nhận và gửi thư là mỗi lần thông tin được lưu lại và được thêm vào các tiêu đề này.

Đọc các thông tin cơ bản. Có nhiều thông tin hữu dụng và được đa số người dùng quan tâm hơn là một số thông tin khác. Đọc những thông tin này sẽ cho bạn biết một chút khái niệm về địa chỉ người gửi và số lần thư được gửi và nhận. Các thông tin này khá hữu ích để bạn theo dõi thư và biết được nguồn gốc xuất phát của thư.

Delivered-To (Được gửi đến): hiển thị địa chỉ người nhận.

Received (Nhận): hiển thị địa chỉ IP trang chủ nhận được email (địa chỉ trang dịch vụ email của người nhận) và thời gian nhận.

Return-Path: hiển thị địa chỉ người gửi.

Message-ID (ID thư): hiển thị những dãy số đặc biệt để phân loại thư.

From, Subject, To (Từ, Tiêu đề, Đến): đây là những thông tin được người gửi nhập vào cho biết tên người gửi, tiêu đề thư, và tên người nhận.

Không đọc các email hoặc mở các tập tin đính kèm mà bạn không rõ xuất xứ vì chúng có thể chứa virút gây hại cho máy tính của bạn.