Hướng dẫn chi tiết Cách để Nói không với cấp trên

Nói không trước một yêu cầu có thể sẽ rất khó khăn, đặc biệt là khi yêu cầu đó lại đến từ cấp trên của bạn. Kể cả khi luôn nỗ lực hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao, có những lúc điều đó là không thể và bạn buộc phải nói lời từ chối. Trước khi tiếp cận cấp trên, hãy cân nhắc kỹ lý do và hình dung rõ ràng điều muốn trình bày. Thay vì nói “không” một cách thẳng thừng, bạn nên tìm những giải pháp thay thế tích cực hơn.

Phần 1 của 3:

Chuẩn bị câu trả lời của bạn

Viết danh sách lý do vì sao bạn không thể hoàn thành yêu cầu đó. Nếu cấp trên yêu cầu làm thêm giờ hoặc hoàn thành một nhiệm vụ mà bạn không có thời gian để thực hiện hoặc vượt quá phạm vi công việc của bạn, liệt kê lý do buộc phải từ chối yêu cầu này có thể sẽ rất hữu ích. Hãy suy nghĩ về vấn đề được giao một cách bình tĩnh và hợp lý. Tiếp đó, sắp xếp lại những ghi chú của bạn. Chúng sẽ giúp bạn chuẩn bị sẵn sàng cho việc trả lời yêu cầu của cấp trên.

Đó có thể là những lý do đơn giản, chẳng hạn như trách nhiệm chăm sóc con cái hoặc đã có kế hoạch cho thời gian nghỉ lễ.

Kiểm tra lại mô tả công việc nếu không chắc chắn liệu nhiệm vụ đó có phù hợp với bạn hay không.

Nếu khối lượng công việc đã nhiều và không thể nhận thêm bất kỳ nhiệm vụ nào, bạn cần suy nghĩ cẩn thận về cách thức đề cập đến vấn đề này.

Phân tích ưu tiên công việc của bạn. Nếu vấn đề nằm ở lịch làm việc và đơn giản là bạn không tin mình có thể nhận thêm nhiệm vụ nào khác, hãy dành chút thời gian phân tích kỹ càng ưu tiên công việc của bạn. So sánh tính cấp thiết của nhiệm vụ mới với những nhiệm vụ khác và xem xét liệu bạn có thể sắp xếp lại những công việc hiện có hay không. Chỉ trả lời “Tôi không có thời gian” một cách đơn thuần có thể sẽ khiến cấp trên nghi ngờ về năng suất và hiệu quả làm việc của bạn. Do đó, nếu thời gian là vấn đề, bạn cần cho thấy bản thân có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên và hoàn thành công việc đúng hạn.

Lên danh sách nhiệm vụ và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên cũng như thời hạn hoàn thành.

Ước lượng thời gian hoàn thành từng nhiệm vụ và quyết định liệu có khả năng nào bạn cũng có thể hoàn thành nhiệm vụ mới này hay không.

Hãy tạo tài liệu gọn ghẽ và rõ ràng – bạn có thể dùng đến nó khi trao đổi với cấp trên.

Đây là cách “chứng tỏ” bạn không thể làm điều mà cấp trên yêu cầu, thay vì chỉ “nói suông” với họ.

Đặt bản thân vào vị trí của cấp trên. Trước khi tiếp cận, việc dành thời gian đặt mình vào hoàn cảnh của cấp trên để có thể hiểu những ưu tiên của họ và công ty là rất quan trọng. Hiểu động cơ của cấp trên sẽ giúp bạn xây dựng câu trả lời một cách tốt hơn. Nếu việc từ chối thực hiện một nhiệm vụ nào đó nhiều khả năng sẽ làm thiệt hại đáng kể đến doanh thu của công ty, bạn cần lý lẽ thật sự thuyết phục và giải pháp thay thế giúp tránh được tổn thất này .

Nếu chỉ muốn thay đổi lịch họp vì một nhiệm vụ nào đó, hãy cân nhắc ảnh hưởng của việc đổi lịch đến cấp trên của bạn.

Dành thời gian đặt mình vào vị trí của cấp trên sẽ giúp bạn dự đoán phản ứng mà họ dành cho bạn.

Cân nhắc ngôn ngữ sử dụng. Việc dùng ngôn ngữ và giọng điệu phù hợp nhằm từ chối mà không phải nói không một cách đơn thuần là vô cùng quan trọng. Nhớ rằng, sử dụng ngôn ngữ trung hòa mọi lúc và tránh cá nhân hóa vấn đề là điều then chốt. Nghĩa là, dù tốt hay xấu, đừng biến nó thành vấn đề của bạn, của cấp trên hay của mối quan hệ giữa hai người. Luôn hướng đến công ty và việc đạt được kết quả tốt nhất cho công việc.

Nói điều gì đó trung hòa và khách quan, chẳng hạn như: “Nếu hoàn thành nhiệm vụ này, tôi sẽ không có thời gian hoàn tất báo cáo chính trong tuần”.

Tránh phản ứng mang tính cá nhân và chủ quan. Đừng nói: “Tôi không thể làm điều này, nó vượt quá khả năng của tôi”.

Phần 2 của 3:

Tiếp cận cấp trên

Chọn thời gian phù hợp. Trước khi tiếp cận, bạn nên xác định đâu là thời gian thuận tiện với cấp trên. Chắc hẳn, bạn không muốn làm phiền khi họ đang căng thẳng hay bận rộn. Có thể bạn đã nắm rõ thói quen làm việc của cấp trên. Thế nhưng, nếu có thể, hãy dùng máy tính kiểm tra lại lịch trình của họ. Tùy văn hóa và thói quen làm việc của công ty, bạn nên hỏi trước liệu họ có thể dành vài phút trao đổi với bạn hay không.

Trao đổi riêng nếu tình huống cho phép.

Cân nhắc sức ép trong ngày và phong cách làm việc của cấp trên. Nếu họ là con người của buổi sáng, hãy cố trò chuyện trước giờ trưa.

Nếu biết họ luôn là người đầu tiên đến văn phòng, một buổi sáng nào đó, bạn có thể đi làm sớm hơn và trao đổi trước khi những người khác xuất hiện.

Hãy ngắn gọn, súc tích. Khi trao đổi, đừng vòng vo mà hãy đi thẳng vào vấn đề. Bạn cần đảm bảo rằng bản thân đang trình bày chính xác những gì muốn nói một cách ngắn gọn và rõ ràng. Vòng vo quá lâu có thể khiến cấp trên cảm thấy bạn đang làm phí thời gian của họ và do đó, mất dần thiện cảm.

Tránh nói: “vâng, nhưng…” bởi có thể cấp trên sẽ chỉ tiếp nhận phần “vâng” và nghĩ rằng bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ nếu biết cách sắp xếp công việc hơn.

Thay vì dùng từ tiêu cực như “nhưng”, hãy cố dùng từ ngữ có tính tích cực hơn.

Ví dụ, thay vì nói: “Tôi biết chị đã yêu cầu tôi làm báo cáo này. Thế nhưng, tôi có quá nhiều việc khác để làm”, hãy thử: “Tôi có ý kiến về việc làm thế nào để sắp xếp lại khối lượng công việc của dự án này”.

Giải thích bản thân. Việc giải thích lý do từ chối một cách rõ ràng và hiệu quả là đặc biệt quan trọng. Thiếu cơ sở lý luận vững chắc, cấp trên có thể sẽ không hiểu vì sao bạn không thể hoàn thành nhiệm vụ được giao. Ví dụ, nếu được yêu cầu làm điều gì đó vượt xa ngoài phạm vi công việc của bản thân, bạn nên làm rõ điều này và chuẩn bị sẵn sàng cho việc tham chiếu mô tả công việc khi cần thiết. Đừng đề cập ngay đến mô tả công việc dù luôn sẵn sàng cho việc tham chiếu đến nó.

Nếu vấn đề nằm ở thời gian, bạn cần lý do rõ ràng và không thể chối cãi để từ chối nhiệm vụ được giao.

Dẫn chứng những ưu tiên quan trọng khác mà bạn đang thực hiện. Ví dụ: “Tuần tới là hạn cuối của báo cáo Mùa xuân rồi. Với việc mới này, tôi sẽ không thể nào hoàn thành báo cáo đúng hạn”.

Nhấn mạnh lợi ích mà công ty cũng như cấp trên thu được khi phân công nhiệm vụ cho người khác bằng cách nhấn mạnh rằng việc bạn cần làm là quan trọng hơn.

Giải thích một cách kiên quyết và trực tiếp nhưng không bốc đồng hay mang tính đối đầu.

Đừng trì hoãn quá lâu. Nếu nhanh chóng nhận ra nhiệm vụ nào đó là không phù hợp hoặc bản thân sẽ không thể hoàn thành nó, đừng chờ đợi quá lâu trong việc thu xếp trao đổi với cấp trên. Làm vậy, khi phân công lại, nhiệm vụ khó có thể được hoàn thành đúng hạn. Nếu chờ đến phút chót, nhiều khả năng điều đó là bất khả thi. Và chắc hẳn, cách xử lý này chẳng thể giúp bạn có được thiện cảm từ cấp trên.

Phần 3 của 3:

Đề xuất giải pháp thay thế tích cực

Đề nghị sắp xếp lại thứ tự ưu tiên trong công việc. Khi trao đổi với cấp trên, điều quan trọng là nếu có thể, đừng chỉ nói “không” một cách đơn thuần. Thay vào đó, hãy thử tìm cách đề xuất giải pháp thay thế tích cực – giải pháp cho phép từ chối nhiệm vụ mà bản thân cảm thấy không thể hoàn thành. Bạn có thể đề nghị cấp trên hỗ trợ sắp xếp lại thứ tự ưu tiên trong công việc. Qua đó, thể hiện mong muốn làm việc hiệu quả và đồng thời, cho thấy hiện tại, khối lượng công việc của bạn đã là quá nhiều.

Ghi lại danh sách công việc cần giải quyết và thời gian hoàn thành từng nhiệm vụ. Nó chứng tỏ bạn đã cân nhắc rất kỹ càng.

Nhờ cấp trên: “Chị có thể giúp tôi sắp xếp lại thứ tự ưu tiên trong công việc được không?”. Nó thể hiện mong muốn có được sự tham gia từ họ trong việc quản lý công việc của bạn.

Nó cho thấy bạn tôn trọng ý kiến của họ và đang tìm kiếm một số chỉ dẫn để có thể làm việc hiệu quả hơn.

Đề xuất đồng nghiệp với cấp trên. Thay vì chỉ đơn thuần nói không, bạn cũng có thể đề xuất đồng nghiệp, người có khả năng nhận thêm việc. Nó cho thấy bạn đã cân nhắc kỹ càng yêu cầu công việc cũng như người phù hợp nhất với nó. Nhờ đó, tạo ấn tượng tốt vì đã quan tâm, lo nghĩ đến những gì công ty và cấp trên cần để công việc có thể được hoàn thành hơn là chỉ tình trạng quá tải của bản thân.

Một khi thể hiện được bản thân đã biết sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc và có khả năng phán đoán tốt, nhiều khả năng về sau, bạn sẽ dễ dàng có được sự tin tưởng của cấp trên hơn.

Bạn cũng sẽ chứng tỏ được hiểu biết với những gì đang diễn ra trong công ty và sự quan tâm dành cho khả năng phát triển của đồng nghiệp.

Đề xuất sắp xếp lại công việc. Nếu được giao quá nhiều công việc để hoàn thành trong thời gian quy định, đây có thể là cơ hội để đề xuất việc sắp xếp lại công việc. Ví dụ, nếu ở quá xa và điều đó ảnh hưởng đến năng suất làm việc, bạn có thể đề nghị được làm tại nhà một ngày mỗi tuần nhằm giảm bớt thời gian di chuyển.

Nếu cho rằng thời gian biểu linh hoạt hơn có thể sẽ giúp bạn thích nghi với những yêu cầu khác nhau của công việc, đừng ngần ngại trình bày ý kiến của bạn.

Luôn cân nhắc văn hóa công ty và xem xét liệu thời gian làm việc linh hoạt có khả thi hay không.

Suy nghĩ kỹ trước khi đưa ra bất kỳ đề xuất nào. Đừng trình bày ý tưởng chưa được phát triển đầy đủ.

Nếu cấp trên yêu cầu làm gì đó phạm pháp, bạn có mọi quyền để từ chối. Hãy liên hệ với cơ quan có thẩm quyền phù hợp.

Duy trì bình tĩnh và trao đổi một cách điềm đạm.