Quản lý thời gian là một kỹ năng quan trọng mà chúng ta nên trau dồi. Nó có thể giúp bạn tận dụng tối ưu thời gian trong ngày để từ đó đạt được thành công trong các lĩnh vực như công việc và học tập. Để quản lý thời gian của mình, bạn cần sử dụng thời gian một cách hữu ích bằng cách làm việc trong môi trường phù hợp và biết những nhiệm vụ cần ưu tiên. Tắt điện thoại và mạng truyền thông khi cần thiết để hạn chế các yếu tố gây xao lãng và đảm bảo tuân theo lịch trình hàng ngày để đạt năng suất tối đa.
Phương pháp 1 của 3:
Sử dụng thời gian một cách hữu ích
Ví dụ, nếu bạn được truyền cảm hứng bởi một hoạ sĩ nào đó, hãy mua vài bản sao tranh của hoạ sĩ đó và treo lên tường.
Nếu được chọn không gian làm việc, bạn hãy chọn nơi nào không có các yếu tố gây phân tâm. Làm việc trước màn hình ti vi có lẽ là không hay lắm, nhưng bạn có thể đẩy chiếc bàn vào góc phòng ngủ và làm việc ở đó.
Trước khi lập danh sách, bạn hãy ghi ra các mức độ quan trọng của nhiệm vụ. Ví dụ, các nhiệm vụ gắn nhãn “khẩn cấp” phải được hoàn thành ngay hôm nay. Các nhiệm vụ gắn nhãn “quan trọng nhưng không khẩn cấp” cũng quan trọng nhưng có thể làm sau được. Các nhiệm vụ gắn nhãn “không ưu tiên” thì có thể hoãn lại nếu cần thiết.
Viết ra các nhiệm vụ bên dưới từng hạng mục. Ví dụ, nếu bạn cần phải hoàn thành báo cáo ở công ty thì đây là nhiệm vụ khẩn cấp. Nếu bạn cần phải bắt đầu một dự án mới nhưng hạn chót không nằm trong 2 tuần tới, đây sẽ là nhiệm vụ “quan trọng, nhưng không khẩn cấp”. Nếu bạn muốn chạy bộ sau giờ làm việc nhưng không nhất thiết, nhiệm vụ này sẽ nằm trong mục “không ưu tiên”.
Nếu bạn có năm e-mai phải trả lời và một báo cáo cần phải đọc lại, hãy thực hiện việc này ngay khi bạn đến văn phòng.
Ngừng các hoạt động giao tiếp xã hội không cần thiết trước khi bạn bắt đầu thực hiện các nhiệm vụ ưu tiên.
Nếu là sinh viên, bạn hãy cân nhắc mua sách nói hoặc ghi âm các bài giảng. Bạn có thể nghe nội dung của bài học trong khi xếp hàng hoặc đi bộ đến lớp.
Ví dụ, bạn có thể trả lời tất cả các email, sau đó đăng xuất khỏi tài khoản email và chuyển sang nhiệm vụ khác. Đến lúc này bạn đừng bận tâm về email nữa. Nếu cần trả lời các email gửi đến sau đó, bạn có thể thực hiện sau khi hoàn thành nhiệm vụ đang làm.
Phương pháp 2 của 3:
Giảm tối đa các yếu tố xao lãng
Nếu bạn cần điện thoại để làm việc, hãy để nó ở xa bên kia phòng. Bạn sẽ ít xem điện thoại hơn nếu không dễ dàng với tới được nó. Bạn cũng có thể tắt thông báo trên điện thoại nếu chúng không phục vụ cho công việc.
Tự thách đố mình chỉ để mở một hoặc hai tab mỗi lần.
SelfControl là một ứng dụng dành cho máy Mac để chặn truy cập vào bất cứ trang nào mà bạn chọn trong một khoàng thời gian nhất định. Bạn có thể tải ứng dụng này miễn phí.
Nếu bạn cần chặn internet hoàn toàn, ứng dụng Freedom sẽ cho phép bạn tạm thời chặn truy cập internet đến 8 tiếng mỗi lần.
Leechblock là một tiện ích mở rộng của Firefox cho phép hạn chế sử dụng một số trang nhất định trong một khoảng thời gian được thiết lập mỗi ngày.
Ví dụ, nếu trong lúc làm việc mà nhận được email phải trả lời, bạn đừng ngừng lại để trả lời email. Thay vào đó, bạn hãy ghi lại để nhớ gửi email sau khi đã hoàn thành việc đang làm.
Lưu ý rằng đôi khi sự gián đoạn xảy ra là bất khả kháng. Ví dụ, bạn sẽ không thể không bắt máy nếu có điện thoại khẩn gọi đến trong lúc làm việc. Hãy cố gắng hết sức tránh bị ngắt quãng khi đang làm việc, nhưng đừng tự trách mình nếu thỉnh thoảng bạn bị phân tâm.
Phương pháp 3 của 3:
Bám sát lịch trình hàng ngày
Bên cạnh lịch điện tử, lịch in cũng là một trợ thủ của bạn. Bạn có thể đặt một cuốn lịch trên bàn hoặc đem theo một cuốn lịch sổ tay. Đôi khi vài chữ viết vội trên lịch cũng giúp bạn nhớ những việc cần làm.
Có thể bạn phải mất một thời gian mới xác định được điều này. Hãy theo dõi mức năng lượng và khả năng tập trung của bạn trong khoảng 1 tuần. Cách này sẽ giúp bạn nhận biết những khoảng thời gian nào mình có khả năng làm việc hiệu quả nhất.
Giả sử như giờ làm việc của bạn là từ 8 giờ sáng đến 4 giờ chiều; nhưng hôm nay bạn cần phải làm hai việc là gọi điện chúc mừng sinh nhật bà và đến tiệm giặt khô lấy quần áo. Sáng dậy, bạn hãy nghĩ xem nên sắp xếp làm những việc này vào lúc nào.
Nếu bà của bạn sống ở khu vực có múi giờ muộn hơn, bạn có thể gọi cho bà sau khi đi làm về để không bất tiện cho bà. Sau đó, bạn có thể sắp xếp thời gian đi lấy quần áo.
Sắp xếp các khoảng thời gian nghỉ ngơi lâu hơn bên cạnh các giờ giải lao ngắn trong cả ngày.
Ví dụ, bạn có thể dành ra một tiếng để nghỉ ăn trưa mỗi ngày và nửa tiếng xem tivi để thư giãn sau giờ làm.
Bạn cũng có thể đặt ra thời gian giải lao chớp nhoáng ngay trong lúc làm việc. Ví dụ, nếu đang viết luận, bạn có thể cho phép mình cứ viết được 500 từ thì kiểm tra Facebook 5 phút.
Ví dụ, bạn có thể kiểm tra nhanh và xem qua các email vào cuối tuần, sau đó gửi một vài email để giảm bớt việc cho thứ hai tuần sau. Hoặc, bạn cũng có thể chỉ cần đánh dấu các email cần giải quyết ngay vào sáng thứ hai.
Hãy linh động và thư giãn. Chấp nhận những bất ngờ trong cuộc sống. Đôi khi có những thứ cần được ưu tiên hơn một lịch trình quy củ và cứng nhắc. Trong hầu hết các trường hợp đột xuất, bạn chỉ cần vài giờ hoặc vài ngày để trở lại lịch trình thường ngày.
Vẽ ra hình ảnh bản thân mình trong tương lai mà bạn mơ ước. Tưởng tượng ra hình ảnh đó mỗi lần bạn cảm thấy muốn trì hoãn bất cứ nhiệm vụ nào. Hãy phấn đấu trở thành con người mà bạn mong muốn bằng cách hoàn thành những công việc cụ thể để tiến gần đến mục tiêu.
Bài viết gốc: https://www.wikihow.vn/Qu%E1%BA%A3n-l%C3%BD-Th%E1%BB%9Di-gian