wikiHow hôm nay sẽ hướng dẫn bạn cách rút gọn sự xuất hiện của dữ liệu trong Microsoft Excel. Trước khi tiến hành, dữ liệu đầy đủ chưa rút gọn cần được nhập sẵn trong Excel.

Phương pháp 1 của 3:

Rút gọn văn bản bằng công thức LEFT và RIGHT

Tiêu đề ảnh Truncate Text in Excel Step 1


Mở Microsoft Excel. Nếu đã có tài liệu với dữ liệu được nhập sẵn, bạn chỉ cần nhấp đúp vào để mở; nếu như chưa có, bạn cần mở tập hợp bảng tính mới và nhập dữ liệu ngay.

Tiêu đề ảnh Truncate Text in Excel Step 2

Chọn ô mà bạn muốn văn bản rút gọn hiển thị. Phương pháp này thích hợp với văn bản đã được nhập sẵn trong bảng tính.

    Lưu ý: ô này phải khác với ô mà văn bản gốc đang hiển thị.

Tiêu đề ảnh Truncate Text in Excel Step 3

Nhập công thức LEFT hoặc RIGHT vào ô đã chọn. Công thức LEFT và RIGHT được xây dựng trên cùng tiền đề, nhưng LEFT hiển thị các ký tự từ bên trái văn bản trong ô, còn RIGHT thì ngược lại. Công thức sẽ là “=HƯỚNG(tên ô, số ký tự cần hiển thị)”. Lưu ý: không có dấu ngoặc kép. Hãy xem các ví dụ sau:

    =LEFT(A3, 8) sẽ hiển thị 8 ký tự đầu tiên bên trái trong ô A3. Nếu văn bản trong ô A3 là “Số lượng hàng hóa” thì sau khi được rút gọn, ô được chọn sẽ hiển thị là “Số lượng”.

    =RIGHT(B2, 5) sẽ hiển thị 5 ký tự cuối cùng trong ô B2. Nếu ô B2 có nội dung “Tôi yêu wikiHow”, văn bản rút gọn hiển thị trong ô được chọn sẽ là “kiHow”.

    Lưu ý: khoảng cách cũng được xem là ký tự.

Tiêu đề ảnh Truncate Text in Excel Step 4

Nhấn Enter sau khi hoàn tất công thức. Ô mà bạn chỉ định sẽ tự động hiển thị văn bản được rút gọn.

Phương pháp 2 của 3:

Rút gọn văn bản bằng công thức MID

Tiêu đề ảnh Truncate Text in Excel Step 5

Chọn ô mà bạn muốn văn bản rút gọn hiển thị. Ô này phải khác với ô chứa văn bản mục tiêu.

    Nếu bảng tính đang trống, bạn cần thêm dữ liệu trước.

Tiêu đề ảnh Truncate Text in Excel Step 6

Nhập công thức MID vào ô được chọn. MID sẽ cắt bớt các ký tự ở đầu và cuối văn bản mục tiêu. Để thiết lập công thức MID, bạn cần nhập “=MID(tên ô, số ký tự bắt đầu, số ký tự hiển thị)”. Lưu ý: không có dấu ngoặc kép. Hãy xem các ví dụ sau:

    =MID(A1, 3, 3) sẽ hiển thị 3 ký tự, bắt đầu từ ký tự thứ ba tính từ bên trái trong văn bản thuộc ô A1. Nếu văn bản trong ô A1 là “xe đua”, nội dung rút gọn hiển thị ở ô được chọn sẽ là “đua”.

    Tương tự, =MID(B3, 4, 8) sẽ hiển thị 8 ký tự, bắt đầu từ ký tự thứ tư tính từ bên trái trong văn bản thuộc ô B3. Nếu nội dung trong ô B3 là “đại dịch COVID-19”, ô được chọn sẽ hiển thị văn bản rút gọn “dịch COV”.

Tiêu đề ảnh Truncate Text in Excel Step 7

Nhấn Enter sau khi hoàn tất công thức. Ô mà bạn chỉ định sẽ tự động hiển thị văn bản được rút gọn.

Phương pháp 3 của 3:

Chia văn bản thành nhiều cột

Tiêu đề ảnh Truncate Text in Excel Step 8

Chọn ô mà bạn muốn chia. Đây là ô chứa quá nhiều ký tự đến mức không thể hiển thị đầy đủ trong không gian của ô.

Tiêu đề ảnh Truncate Text in Excel Step 9

Nhấp vào Data (Dữ liệu) trong thanh công cụ đầu trang Excel.

Tiêu đề ảnh Truncate Text in Excel Step 10

Chọn Text to Columns (Văn bản thành cột). Tùy chọn này nằm trong phần “Data Tools” (Công cụ dữ liệu) của tab Data.

    Tính năng này sẽ chia nội dung trong ô được chọn thành nhiều cột riêng.

Tiêu đề ảnh Truncate Text in Excel Step 11

Chọn Fixed Width (Chiều rộng cố định). Sau khi bạn nhấp vào Text to Columns, cửa sổ “Convert Text to Columns Wizard Step 1 of 3” sẽ bật lên. Tại đây có hai phần chọn: “Delimited” (Được phân cách) và “Fixed Width”. Delimited sẽ chia các ký tự như dấu tab hoặc phẩy vào từng trường. Thường thì tùy chọn này được chọn khi bạn nhập dữ liệu từ ứng dụng khác, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu. Trong khi đó, Fixed Width sẽ xếp các trường thành nhiều cột cách nhau một khoảng cố định.

Tiêu đề ảnh Truncate Text in Excel Step 12

Nhấp vào Next (Tiếp theo). Cửa sổ này có 3 tùy chọn. Nếu bạn muốn tạo dòng ngắt, hãy nhấp vào vị trí cần xuống dòng trong văn bản. Nếu muốn xóa dòng ngắt, bạn có thể nhấp đúp vào đó. Ngoài ra, bạn cũng có thể điều chỉnh bằng cách nhấp và kéo dòng này đến vị trí khác trong dữ liệu.

Tiêu đề ảnh Truncate Text in Excel Step 13

Nhấp vào Next. Cửa sổ này có nhiều tùy chọn như “General” (Chung), “Text” (Văn bản), “Date” (Ngày) và “Do not import column (skip)” (Không nhập cột). Trừ khi bạn muốn thay đổi định dạng của ô thành trạng thái khác với ban đầu, nếu không hãy bỏ qua trang này.

Tiêu đề ảnh Truncate Text in Excel Step 14

Nhấp vào Finish (Hoàn tất). Văn bản sẽ được chia thành 2 hoặc nhiều ô.

Bài viết gốc: https://www.wikihow.vn/R%C3%BAt-g%E1%BB%8Dn-v%C4%83n-b%E1%BA%A3n-trong-Excel