Ứng dụng Outlook trên máy tính để bàn có tính năng lưu trữ dữ liệu email của bạn. Điều này cho phép bạn sao lưu dự phòng email để lưu trữ an toàn hoặc chuyển email sang máy tính khác. Bạn có thể lưu lần lượt từng email hoặc tất cả các thư mục cùng lúc. Hiện tại, ứng dụng Outlook trên web không có tùy chọn tải về email. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tải email từ Outlook.

Phương pháp 1 của 5:

Xuất email trong Outlook 2013 – 2019 và Office 365

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 1


Mở Outlook. Ứng dụng này có biểu tượng màu xanh nước biển và chữ “O” ở trên phong bì. Các bước dưới đây được thực hiện trong Outlook. Bạn có thể sử dụng Outlook 2019, 2016, 2013 hoặc Office 365.

    Nếu bạn chưa được tự động đăng nhập, hãy đăng nhập bằng địa chỉ email và mật khẩu được liên kết với tài khoản Microsoft của bạn.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 2

Mở email mà bạn muốn lưu. Lựa chọn thư mục email trong thanh bên trái, sau đó nhấp đúp vào email mà bạn muốn lưu.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 3

Nhấp vào File. Đây là tùy chọn đầu tiên trong thanh trình đơn ở trên cùng Outlook.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 4

Nhấp vào Save As. Đây là tùy chọn thứ ba trong trình đơn File.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 5

Lựa chọn thư mục để lưu thư mục của bạn vào. Bạn có thể nhấp vào một thư mục trong thanh Quick Access ở bên trái hoặc nhấp đúp vào một thư mục trong cửa sổ duyệt xem tập tin.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 6

Gõ tên cho tập tin. Gõ tên cho tập tin vào bên cạnh “File Name” trong cửa sổ duyệt xem tập tin.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 7

Lựa chọn loại tập tin. Nhấp vào trình đơn thả xuống bên cạnh “Save as Type” để lựa chọn loại tập tin sẽ lưu email. Bạn có thể lưu email dưới dạng tập tin Outlook, HTML hoặc tập tin văn bản.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 8

Nhấp vào Save. Đây là bước lưu email vào thư mục đã chọn.

    Có một cách khác là kéo và thả email từ Outlook vào thư mục mà bạn muốn lưu.

Phương pháp 2 của 5:

Xuất thư mục email trong Outlook 2013 – 2019 và Office 365

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 9

Mở Outlook. Ứng dụng này có biểu tượng màu xanh nước biển và chữ “O” ở trên phong bì. Các bước dưới đây được thực hiện trong Outlook. Bạn có thể sử dụng Outlook 2019, 2016, 2013 hoặc Office 365.

    Nếu bạn chưa được tự động đăng nhập, hãy đăng nhập bằng địa chỉ email và mật khẩu được liên kết với tài khoản Microsoft của bạn.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 10

Nhấp vào File. Đây là tùy chọn đầu tiên trong thanh trình đơn ở trên cùng Outlook.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 11

Nhấp vào Open & Export. Đây là tùy chọn thứ hai trong trình đơn File.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 12

Nhấp vào Import/Export. Đây là tùy chọn thứ ba trong trình đơn “Open & Export”.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 13

Lựa chọn “Export to a file” và nhấp Next. Sử dụng tùy chọn này để xuất thư trong email vào tập tin trên máy tính của bạn.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 14

Lựa chọn “Outlook Data File (.pst)” và nhấp Next. Tùy chọn này giúp bạn xuất thư mục email dưới dạng tập tin .pst để có thể được nhập vào Outlook.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 15

Lựa chọn thư mục để xuất và nhấp Next. Nhấp vào thư mục email mà bạn muốn xuất. Đây là thư mục sẽ được xuất thành tập tin .pst.

    Để lựa chọn tất cả email, hãy nhấp vào địa chỉ email gốc của bạn ở trên cùng danh sách thư mục email.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 16

Nhấp vào Browse. Nút này nằm ở bên trái trường “Save exported file as”. Bước này cho phép bạn lựa chọn chỗ lưu tập tin.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 17

Lựa chọn chỗ lưu và nhấp Ok. Sử dụng cửa sổ duyệt xem tập tin để lựa chọn chỗ muốn lưu tập tin. Bạn có thể lựa chọn thư mục trong phần Quick Access ở bên trái, hoặc nhấp vào một thư mục trong trình đơn. Nhấp Ok để lựa chọn chỗ lưu.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 18

Nhấp vào Finish. Nút này nằm ở phía dưới cùng cửa sổ “Export Outlook Data File”.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 19

Tạo mật khẩu và nhấp Ok. Nếu bạn mong muốn rằng mật khẩu sẽ bảo vệ tập tin khỏi những ai có ý định mở tập tin, hãy nhập mật khẩu vào các trường “Password” và “Verify Password”. Nếu bạn không muốn tạo mật khẩu, hãy để trống các trường này. Nhấp Ok khi tạo xong. Đây là bước lưu email của bạn thành tập tin .pst. Quá trình lưu có thể nhanh hay chậm tùy theo số lượng email mà bạn muốn lưu.

Phương pháp 3 của 5:

Lưu email trong Outlook 2003 hoặc 2007

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 20

Mở Outlook 2003 hoặc 2007. Bạn có thể nhấp vào lối tắt (shortcut) của Outlook trên máy tính để bàn hoặc trong thanh công cụ, hoặc có thể tìm thấy nó trong trình đơn Start (Bắt đầu).

    Nếu bạn chưa được tự động đăng nhập, hãy nhập địa chỉ email và mật khẩu được liên kết với tài khoản Outlook của bạn.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 21

Lựa chọn email muốn tải về. Trong cả hai phiên bản, hãy nhấp đúp vào email mà bạn muốn tải về để mở nó ra.

    Nếu bạn muốn tải về nhiều hơn một email, hãy giữ phím “Ctrl” trên bàn phím và nhấp vào từng email mà bạn muốn tải về.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 22

Nhấp vào File. Trình đơn này nằm trong thanh trình đơn ở trên cùng Outlook.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 23

Nhấp vào Save As. Tùy chọn này nằm trong trình đơn File.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 24

Lựa chọn định dạng để lưu email. Sử dụng trình đơn thả xuống bên cạnh “Save as Type” để lựa chọn loại tập tin sẽ lưu. Bạn có thể lưu một hoặc nhiều email thành tập tin Outlook, HTML hoặc tập tin văn bản. Hãy lựa chọn định dạng mà bạn muốn sử dụng trong trình đơn thả xuống.

    Định dạng .html hoặc .htm sẽ lưu phiên bản trang web của email. Định dạng .txt có thể được mở dưới dạng tập tin văn bản đơn thuần trong WordPad hoặc NotePad.

    Nếu bạn đang lưu nhiều email thành định dạng .txt, từng email trong tập tin sẽ bắt đầu bằng chữ “From”.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 25

Lựa chọn chỗ lưu email. Sử dụng trình duyệt xem tập tin trong cửa sổ Save As, tìm đến thư mục mà bạn muốn lưu email và nhấp Ok.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 26

Đặt tên cho tập tin. Trong phiên bản Outlook 2003, tiêu đề của email sẽ trở thành tên tập tin khi bạn tải về email riêng lẻ. Đối với phiên bản 2007, hãy nhập tên tập tin vào trường Filename.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 27

Nhấp vào Save. Email sẽ được lưu vào chỗ đã chọn ở dưới tên tập tin mà bạn đã nhập (trong phiên bản 2007).

Phương pháp 4 của 5:

Xuất thư mục email trong Outlook 2003 hoặc 2007

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 28

Mở Outlook 2003 hoặc 2007. Bạn có thể nhấp vào lối tắt (shortcut) của Outlook trên máy tính để bàn hoặc trong thanh công cụ, hoặc có thể tìm thấy nó trong trình đơn Start (Bắt đầu).

    Nếu bạn chưa được tự động đăng nhập, hãy nhập địa chỉ email và mật khẩu được liên kết với tài khoản Outlook của bạn.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 29

Nhấp vào thư mục mà bạn muốn xuất. Sử dụng thanh bên trái để lựa chọn thư mục email.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 30

Nhấp vào File. Trình đơn này nằm trong thanh trình đơn ở trên cùng Outlook.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 31

Nhấp vào Import and Export. Trình đơn này nằm trong trình đơn File.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 32

Nhấp vào Export. Tùy chọn này nằm trong trình đơn “Import and Export”.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 33

Nhấp vào Next trong trình đơn bật ra. Bạn sẽ được phép lựa chọn trong số nhiều tùy chọn.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 34

Lựa chọn “Comma Separated Values” làm loại tập tin. Bạn có thể sử dụng trình đơn thả xuống bên cạnh “Save as Type” để lựa chọn loại tập tin.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 35

Lựa chọn thư mục mà bạn muốn lưu tập tin sao lưu dự phòng của bạn vào. Sử dụng cửa sổ duyệt xem tập tin để lựa chọn chỗ muốn lưu tập tin vào.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 36

Đặt tên cho tập tin sao lưu dự phòng của bạn và nhấp Next. Sử dụng trường bên cạnh “Filename” để đặt tên cho tập tin sao lưu dự phòng.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 37

Nhấp vào Finish. Đây là bước lưu thư mục email dưới dạng tập tin sao lưu dự phòng.

Phương pháp 5 của 5:

Sử dụng Outlook Express

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 38

Mở Outlook Express. Nếu có Outlook Express trên máy tính, bạn có thể sử dụng nó để tải về thư trong email của bạn. Hãy nhấp đúp vào biểu tượng của Outlook Express trên máy tính để bàn hoặc tìm kiếm nó trong trình đơn Programs.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 39

Thêm tài khoản. Sau khi mở Outlook Express, hãy làm theo các bước sau đây để thêm một tài khoản.

    Nhấp vào trình đơn Tools.

    Nhấp vào tùy chọn Accounts. Một cửa sổ hiển thị “tài khoản Internet” sẽ bật ra.

    Nhấp vào Add ở dưới “All”.

    Lựa chọn Mail.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 40

Nhập thông tin theo yêu cầu. Làm theo các bước sau đây để nhập thông tin theo yêu cầu:

    Gõ tên cho tài khoản ở bên cạnh “Display Name”.

    Nhập địa chỉ mà bạn muốn tải về email và nhấp Next.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 41

Điền thông tin đăng nhập của bạn và nhấp Finish. Bạn sẽ được chuyển hướng đến một cửa sổ mới và được yêu cầu điền thông tin đăng nhập. Hãy điền ID và mật khẩu tương ứng được liên kết với tài khoản của bạn ở dưới “Internet Mail server”.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 42

Thiết lập cài đặt nâng cao. Sau khi thêm địa chỉ email, tài khoản của bạn sẽ được hiển thị ở dưới danh sách “All”. Hãy làm theo các bước sau đây để thiết lập cài đặt nâng cao.

    Lựa chọn email của bạn và nhấp vào nút Properties trong trình đơn ở bên.

    Lựa chọn phần cài đặt “Advanced” ở giữa “Security” và “IMAP”.

    Điền thông tin máy chủ mail của bạn – thứ mà bạn có thể tìm thấy trên trang hỗ trợ của dịch vụ mail.

Tiêu đề ảnh Download Emails from Microsoft Outlook Step 43

Tải email về Outlook Express. Sau khi hoàn tất quy trình, hãy nhấp vào nút “Send/Receive” bên cạnh “Create Mail” ở trên cùng màn hình. Đây là bước tải email từ tài khoản về hộp thư Outlook Express của bạn.

Bài viết gốc: https://www.wikihow.vn/T%E1%BA%A3i-email-t%E1%BB%AB-Microsoft-Outlook