Hướng dẫn chi tiết Cách để Viết thư chứng minh nghề nghiệp

Nếu không có sẵn tiêu đề thư, bạn có thể dùng máy tính tạo tiêu đề cho thư của mình. Tiêu đề thư phải có tên công ty của người sử dụng lao động, địa chỉ, số điện thoại và thư điện tử. Tiêu đề đó cũng cần cung cấp thông tin về người viết thư (cũng như chức vụ của họ) và ngày viết thư.

Ví dụ, nếu bạn biết địa chỉ và tên người nhận thư, hãy viết những thông tin này ngay dưới tiêu đề thư và tiếp nối bằng lời chào phù hợp, ví dụ như “Kính gửi [Ông Nguyễn Văn A].”

Nếu không biết người nhận thư là ai, hãy gửi thư tới bộ phận phù hợp của tổ chức cùng dòng chú thích về nội dung lá thư. Ví dụ, khi gửi thư tới một tổ chức tài chính để người lao động có thể vay tiền, bạn có thể gửi thư tới chi nhánh địa phương của tổ chức này cùng dòng chú thích sau, “Xác nhận Công tác của [Người lao động] cho Mục đích Nhận Khoản vay.” Tiếp theo, hãy sử dụng lời chào phù hợp, ví dụ như “Kính gửi Ông/Bà.”

Ví dụ, bạn có thể viết: “Tên tôi là Trần Văn B, tôi là Phó Giám đốc Bộ phận Bán hàng và Tiếp thị tại Tập đoàn ABC. Tôi đã làm việc tại Tập đoàn ABC trong 12 năm và quen người lao động này được 7 năm. Trong 3 năm qua, tôi là quản lý trực tiếp của người lao động.”

Ví dụ về một đoạn văn có nội dung phù hợp: “Tôi viết thư này để xác nhận công việc của người lao động. Người lao động đã làm việc tại Tập đoàn ABC trong 7 năm, bắt đầu từ ngày 7 tháng 9 năm 2003. Người lao động giữ chức vụ phó phòng bán hàng, một vị trí dài hạn tại Tập đoàn ABC. Người lao động hiện vẫn là phó phòng bán hàng tại Tập đoàn ABC, tính đến ngày 7 tháng 1 năm 2011.”

Một ví dụ khác có thể như sau: “Tôi viết thư này để xác nhận rằng người lao động đã làm việc tại Tập đoàn ABC trong 7 năm. Người lao động đã làm việc tại Tập đoàn ABC từ ngày 7 tháng 9 năm 2003 đến ngày 7 tháng 1 năm 2011. Khi còn làm việc tại Tập đoàn ABC, chức vụ của người lao động là phó phòng bán hàng. Người lao động làm việc toàn thời gian trong 7 năm tại Tập đoàn ABC với mức lương hàng năm là 600 triệu đồng.”

Đoạn văn này có thể được viết như sau: “Nhiệm vụ của người lao động tại Tập đoàn ABC bao gồm: Người lao động có trách nhiệm bán máy sưởi tại khu vực miền Bắc. Người lao động mang chức danh quản lý và có trách nhiệm thúc đẩy một đội ngũ nhân viên bán hàng gồm từ bảy đến chín người. Người lao động phải đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, giải quyết khiếu nại từ phía khách hàng, và báo cáo hàng quý tới trụ sở chính về tiến triển của hoạt động bán hàng.”

Ví dụ, pháp luật tiểu bang Alaska cho phép người sử dụng lao động tiết lộ thông tin về hiệu suất làm việc của người lao động, và người sử dụng lao động sẽ không phải chịu trách nhiệm khi đưa ra những nhận định đó, trừ phi người sử dụng lao động chủ đích hoặc cố tình tiết lộ những thông tin sai lệch hay gây nhầm lẫn, hoặc những thông tin xâm phạm quyền dân sự của người lao động.

Một ví dụ khác là tiểu bang Connecticut, nơi người sử dụng lao động được phép tiết lộ mọi khẳng định thực tế và chính xác.

Ví dụ, đoạn văn về thông tin liên hệ có thể như sau: “Nếu có bất cứ thắc mắc hay yêu cầu thêm thông tin, vui lòng liên hệ theo số (84-4) 555-5555 hoặc theo thư điện tử [email protected].”

Kết thư bằng “Kính thư”.

Luôn luôn sử dụng chữ ký chính thức và ghi rõ chức vụ trong thư.

Thêm bất cứ con dấu hay xác nhận nào mà công ty bạn thường sử dụng cho những lá thư như vậy.