Bạn cần viết một bức thư công việc chuyên nghiệp và lịch sự? Hầu hết các loại thư công việc đều có định dạng sẵn và dễ bắt chước, bạn chỉ cần thay đổi nội dung thư. Thư công việc luôn luôn phải có ngày tháng, thông tin về người gửi, người nhận và một vài đoạn văn trong nội dung thư. Bạn muốn viết một bức, hãy làm theo những bước dưới đây và sửa lại những điểm cần thiết để phù hợp với tiêu chuẩn của công ty bạn.
Phần 1 của 4:
Mở đầu Thư
Để lề khoảng 2 cm ở tất cả các mép.
Thư công việc gửi qua email cũng cần soạn bằng font chữ phổ biến. Không sử dụng font chữ bắt chước chữ viết tay hoặc màu mè, trừ màu đen và trắng trong mail công việc.
Nếu bạn in thư ra để gửi, bạn nên in thư trên giấy tiêu đề của công ty. Việc này làm bức thư có nét chuyên nghiệp hơn đồng thời cung cấp logo và thông tin liên hệ của công ty bạn.
Nếu công ty bạn có giấy tiêu đề được thiết kế sẵn, bạn có thể sử dụng nó thay vì gõ tên và địa chỉ công ty.
Nếu bạn tự gõ địa chỉ, bạn nên căn phải hoặc căn trái ở phía trên trang giấy, tùy theo bạn và sự ưu tiên của công ty bạn.
Nếu bạn gửi thư đi quốc tế, gõ tên nước bằng chữ in hoa.
Nếu thư của bạn được viết trong một vài ngày, hãy để ngày mà bạn hoàn thành bức thư.
Tốt nhất là gửi thư cho một người xác định. Theo cách này người mà bạn gửi thư tới có thể trả lời thư của bạn. Nếu bạn không biết tên của người bạn nên gửi thư, hãy kiểm tra một chút. Bạn có thể gọi điện đến công ty của họ để hỏi chính xác tên và chức danh của người đó.
“To Whom It May Concern” (Gửi đến những người liên quan) chỉ khi bạn không biết ai, đặc biệt là người bạn muốn gửi thư đến.
Nếu bạn không biết rõ người nhận thư, mở đầu bằng “Dear Sir/Madam” (Kính gửi Ông/Bà” là một lựa chọn an toàn.
Bạn cũng có thể dùng chức danh và tên của người nhận thư, ví dụ “Dear Dr. Smith” (Kính gửi Giáo sư Smith).
Nếu bạn biết rõ người nhận thư và có mối quan hệ thân thiết với họ, bạn có thể gọi bằng tên, ví dụ như “Dear Susan” (Susan thân mến).
Nếu bạn không chắc về giới tính của người nhận thư, cách đơn giản là gõ tên đầy đủ, ví dụ “Dear Kris Smith” (Xin chào Kris Smith).
Đừng quên gõ dấu phẩy sau lời chào hoặc dấu hai chấm sau “To Whom It May Concern”.
Phần 2 của 4:
Soạn Nội dung Thư
Không sử dụng lời lẽ hoa văn, đao to búa lớn hoặc câu văn dài dòng và vòng vo – bạn nên truyền đạt những điều cần nói một cách ngắn gọn và rõ ràng nhất có thể.
Diễn đạt một cách thuyết phục. Có vẻ hầu hết mục đích viết thư đều là thuyết phục người đọc thư làm gì đó: thay đổi tư tưởng của họ, sửa chữa một lỗi sai, gửi tiền hoặc có hành động nào đó. Cố gắng diễn đạt một cách thuyết phục để người nhận thư làm điều bạn muốn.
Lưu ý nếu bạn viết thư trên danh nghĩa một tổ chức. Nếu bạn đưa ra triển vọng phát triển của công ty, bạn nên sử dụng “we” (chúng tôi) để người đọc biết bạn phát ngôn đại diện cho công ty. Nếu bạn viết về ý kiến cá nhân của bạn, sử dụng “I” (tôi).
Câu bị động: Kính râm không được thiết kế hoặc sản xuất với sự chú ý đến độ bền của chúng.
Câu chủ động: Công ty của bạn thiết kế và sản xuất kính râm mà không chú ý tới độ bền của chúng.
Nếu bạn biết rõ người nhận, bạn nên có dòng gửi lời chúc tốt đẹp tới họ một cách thân mật.
Sử dụng óc phán đoán của bạn khi quyết định thể hiện bản thân ở mức độ nào. Đôi khi một chút hài hước có thể giúp bạn có một thương vụ thành công nhưng hãy cẩn trọng khi trêu đùa vì nó có thể là một sai lầm.
Ví dụ, bạn có thể đưa một lời phàn nàn gay gắt như sau: “Tôi nghĩ kính râm của các anh quá dở và tôi sẽ không bao giờ mua chúng nữa”.Tuy nhiên bạn có thể viết một cách nhã nhặn hơn: “Tôi thất vọng với sản phẩm kính râm của quý công ty và tôi dự định sẽ mua kính ở một chỗ khác trong tương lai”.
Đánh số trang ở phía trên cùng của trang với trang thứ hai và các trang sau đó. Bạn cũng có thể thêm tên người nhận và ngày tháng.
Phần 3 của 4:
Kết thúc Thư
Nếu bạn ký thư thay cho ai đó, hãy viết “pp:” trước chữ ký của bạn. “pp” là viết tắt của “per procurationem” (giống như “by agency” hay “on behalf of”(thay mặt cho)).
Ví dụ, nếu bạn chỉ thêm tên viết tắt của người đánh máy, viết chúng bằng chữ in thường: mj
Nếu bạn thêm tên viết tắt của người viết thư, viết chúng bằng chữ in hoa và tên viết tắt của người đánh máy viết bằng chữ in thường: RW:mj. Bạn cũng có thể dùng dấu gạch chéo giữa hai chữ viết tắt: RW/mj.
Bạn cũng có thể viết tắt “Enclosures” là “Encl.” hoặc “Enc.”.
Ví dụ, viết: “cc: Mary Smith, Vice President of Marketing” (“đồng kính gửi: Mary Smith, Phó Trưởng phòng Marketing”).
Nếu bạn muốn thêm một người nhận nữa, gõ tên người thứ hai thẳng bên dưới tên người đầu tiên và không cần “cc:”.
Phần 4 của 4:
Hoàn tất
Tự hỏi liệu bức thư đã rõ ràng và súc tích chưa. Có đoạn văn nào có nhiều hơn ba hoặc bốn câu dài không? Nếu có, liệu bạn có thể xóa bớt những đoạn không cần thiết.
Nếu bức thư thực sự rất quan trọng, bạn có thể nhờ một người bạn hoặc đồng nghiệp kiểm tra nhanh. Đôi khi chỉ cần dành một vài giây để đọc cũng có thể giúp bạn phát hiện những lỗi sai hoặc cách dùng từ vụng về mà bạn có thể đã không thấy.
Nếu bạn cảm thấy địa chỉ viết tay lem nhem và không hợp với phong cách chuyên nghiệp của bạn, đánh máy địa chỉ trên word, đặt bì thư vào máy in và in địa chỉ lên bì thư.
Nếu bức thư vô cùng quan trọng và/hoặc gấp, bạn nên gửi thư qua chuyển phát nhanh.
Nếu bạn muốn gửi thư qua email, chuyển thư sang định dạng HTML hoặc lưu thư dưới dạng PDF để giữ nguyên định dạng. Mặc dù vậy, gửi thư bằng giấy sẽ hay hơn.
Sử dụng bút tốt để ký tên trên thư.
Nhanh chóng. Nếu bạn không thể trả lời hết yêu cầu của người gửi thư trong vòng một tuần, nói với anh ấy hoặc cô ây về điều đó và cho họ biết khi nào họ có thể nhận được trả lời từ bạn.
Tập trung vào mặt tích cực. Nói về những điều bạn có thể làm, không nói về những điều bạn không làm được. Ví dụ, nếu bạn không còn sản phẩm nào đó trong kho, đừng nói với khách hàng là bạn không thể đáp ứng đơn hàng của họ, thay vì đó, hãy nói sản phẩm đó được nhiều người ưa chuộng nên bên bạn đang hết hàng. Sau đó nói với họ khi nào bạn có thể cung cấp cho họ sản phẩm đó.
Nếu bạn viết một bức thư với nhiều nội dung, đầu tiên bạn nên liệt kê những nội dung đó.
Liệt kê hết những nội dung mà bạn muốn đề cập. Đừng lo lắng về thứ tự.
Với mỗi nội dung, liệt kê những từ quan trọng, ví dụ, tranh luận và thực tế.
Xem lại các nội dung trong đề cương của bạn để chúng thích hợp với mục đích của bạn và người đọc.
Cắt bỏ bất cứ vấn đề nào không liên quan.
Sắp xếp thông tin theo thứ tự thích hợp nhất cho người đọc thư.
Đừng viết thư với những câu văn nịnh bợ người nhận thư. Một lời khen ngợi thực sự có thể chấp nhận được, nhưng nếu bạn làm điều đó một cách thái quá, người đọc sẽ cảm thấy bạn làm việc bằng cách nịnh bợ, không phải bằng năng lực của bạn.
Không sử dụng giọng văn quá cộc lốc và áp đặt. Nhớ rằng, bạn đang cố gắng củng cố hoặc bắt đầu một mối quan hệ chuyên nghiệp bằng một bức thư công việc.
Bài viết gốc: https://www.wikihow.vn/Vi%E1%BA%BFt-Th%C6%B0-c%C3%B4ng-vi%E1%BB%87c